- Le Guide des bons Organisateurs -
3 mots d'ordres : Planification - Organisation - Efficacité 

Il est important avant tout de bien poser les choses afin de visualiser ce que vous aurez à faire et ce dont vous êtes capable, ou pas. Que ce soit un festival de musiques actuelles,  musique électronique, rock ou musique classique, certaines choses sont universelles :

1- Faites une Check list, aussi appelée To-do List 
Bien entendu, il faut au préalable faire quelques recherches, comme vous êtes en train de le faire à présent afin de ne pas être surpris à la dernière minute. La check list sera disponible en tout temps, elle vous permettra donc de ne rien oublier.

2- Organiser son Temps & Planifier
Il faut absolument planifier, afin d'être efficace. Il est indispensable de faire un planning. Le visuel vous permettra de vous rendre compte de ce que vous avez à faire, et à chaque fois que vous aurez fini une étape cela vous réconfortera aussi de voir ce que vous avez dèjà accompli ! 
/!\ Quels seront les frais engagés ? N'oubliez surtout pas d'établir un Budget prévisionnel comprenant le coût du lieu, du materiel, les cachets des artistes et intermittent (s), buvette, etc. Ce budget vous sera très utile pour gérer les imprévus !

3- Déléguer
Entourez vous de bonnes vibes et d'une bonne équipe ! Vous ne pourrez pas tout faire seul, il y'en a surement qui sont plus doués que vous dans certains domaines alors ne vous privez pas de leurs talents :-P
Pensez à déléguer à des personnes de confiance ou à des bénévoles les tâches qui vous rendent la vie dure ou qui vous rendent stressé. Si chacun sait ce qu'il a à faire, cela vous évitera à tous d'être débordés et ça va vous simplifier la vie.

- Le lieu -
Où organiser ma manifestation :
En plein air ? Louer une salle municipale ? Dans un théatre ? 
Qu'il s'agisse d'une location de salle ou d'un aménagement en plein air, il faudra tout d'abord faire une demande d'autorisation en mairie (salle municipale) ou en préfecture (Terrain) en fonction du lieu. (N'oubliez pas de visiter vous-même le lieu bien avant l'évènement pour éviter les mauvaises surprises). 

Pour votre demande de salle, pensez lorsque vous prendrez les horaires au déballage de tout le matériel ainsi que l'installation scénique de tout le matériel de sonorisation avant la manifestation et le rangement à la fin.
Certains renseignements vous seront demandés en fonction du statut du demandeur (Association ou particulier) : 
-Les statuts de l'association ou l'indentité du demandeur
-Si les entrées seront payantes ou non 
-Le but : Caritatif, lucratif ou non-lucratif ?
- Entrées à Guichet unique ?
-Une assurance de responsabilité civile 
-Les supports de communication utilisés pour promouvoir l'évènement 
- Le nombre de visiteurs attendus 
- /!\ Si vous souhaitez avoir un stand de restauraiton ou une buvette, il faut au préalable faire une demande d'autorisation de débit de boissons en préfecture de police et celle-ci vous sera réclamée par la mairie.

Une fois le lieu, la date de l'évènement et les artistes ou groupes trouvés (l'idéal étant quand même d'avoir plusieurs artistes), comment financer tout ça ?

- Le financement -
S'il s'agit d'un évènement ayant lieu en France, sachez qu'il existe de nombreuses aides et subventions pour les associations. Les projets sont évalués en conseils de quartier et les habitants contribuent ou non à votre projet, donc n'hésitez pas à vous renseigner auprès des collectivités et à proposer votre festival comme projet culturel ou projet artistique de la ville. 
S'il s'agit d'un évènement payant n'hésitez pas à mettre les places en prévente, cela vous permettra de récolter des fonds mais aussi d'estimer l'audimat et l'impact de l'évènement.
Ce qui pourra vous aider aussi est de mettre en place des choses comme organiser une tombola, faire des activités ponctuelles, organiser des concours etc afin de récolter des fonds.
Il existe aussi des cagnottes en ligne ( par exemple : Leetchi) mais Attention, elles ne sont pas toutes autorisées pour les projets associatifs ou à but lucratif.
De même, vous pouvez solliciter des sponsors; entreprises ou mécènes qui sont en capacité de vous financer en échange de publicité.

-La communication - 
Dans l'idéal, il faut compter 6 mois minimum avant la date prévue pour lancer la communication. Les étapes ci-dessus doivent donc être vues en amont.
La communication a un enjeu majeur lorsqu'on orgnanise un festival de musique car c'est seulement avec un public que pourra avoir lieu votre festival. Et pour toucher un public il faut que celui là soit informé ! 

Il existe de nombreux supports de communication, bien que l'heure soit aux réseaux sociaux, pensez aux clip vidéos, aux indétronables tracts et flyers, au bouche à oreille. N'oubliez pas d'ajouter la mention "Ne pas jeter sur la voie publique" sur vos supports papiers ainsi que la mention "IPS" si vous imprimez seul.

Une tête d'affiche ou un groupe de musique connu  public ou aura tendance à attirer plus de monde par exemple. Pensez aux groupes locaux. Pour cela veillez bien à faire signer un contrat d'engagement aux artistes pour éviter d'être supris le jour j.
Parlez de votre projet aux média et à la presse locale. Invitez un journaliste mélomane, proposez une interview pour plus de précisions.

La communication se fait avant mais aussi après l'évenment ! N'hésiter pas à patager les photos et vidéos du festival afin de donner envie à d'autres potentiels participants d'y être la prochaine fois. Recueillez les avis des personnes présentes ce jour-là partagez-les cela donnera vie à votre manifestation même une fois terminée.

- L'aménagement Technique -
Qui dit musique, dit SONORISATION. Comment trouver le materiel nécessaire ? Si vous n'êtes pas ingénieur du son, faites appel à un régisseur ou à un intermittent du spectacle qui saura tout d'abord vous conseiller sur le matériel de son dont vous aurez besoin et/ou vous expliquera comment trouver le matériel nécessaire qui conviendra aux fiches techniques des artistes intervenants. Pensez aussi aux prêt de matériel, approchez-vous de la maison des associations, ou des associations culturelles près de chez vous.

- A ne pas oublier -
Toute manifestations (concerts et spectacles) qui relèvent du domaine public et qui tendent à diffuser  ou faire de la musique en public, doivent faire l'objet d'une déclaration préalable à la Sacem même si l'artiste auteur compositeur est celui qui interviendra lors de la manifestation. Vous pouvez faire cette déclaration sur internet mais vous devez obtenir l'autorisation préalable avant l'évènement.

Si vous attendez un grand public, il faut absolument penser à la sécurité ! Vous pouvez le mettre en place avec des personnes de votre entourage, des bénévoles, ou faire appel à un service sécurité. Veillez à ce qu'il y est toujours au moins un secouriste dans le perimètre.

Pensez aux temps de pause, et à tous les participants qui voudront quitter quelques temps ou quelques minutes le festival pour une pause. Il faut alors penser à un signe distinctif que chaque participant aura comme un brlacelet ou un tampon afin de les acquitter des droits d'entrées.
 

écrit par Noémie LUSE